IBA Solutions

Automatização do cadastro de Notas Fiscais: Reduzindo custos e erros em uma rede de concessionárias

Segmento do Cliente: 

Rede de concessionária 

Setor: 

Comércio Varejista 

Tecnologia Utilizada: 

Automação RPA, API, ERP desktop. 


DESAFIO

A empresa enfrentava um desafio significativo em seu processo de cadastro de notas fiscais. Com um volume diário de aproximadamente 250 NFs, o processo era realizado manualmente por uma equipe de quatro colaboradores, resultando em altos custos operacionais, riscos de erro humano e um tempo significativo de processamento. A empresa precisava de uma solução que não só otimizasse o processo, mas também liberasse a equipe para focar em tarefas mais estratégicas e de maior valor. 

A IBA Solutions desenvolveu uma solução de automação RPA que integra a API do Mercado Livre ao sistema Bravos, automatizando todo o fluxo de trabalho de extração e cadastro das NFs. A solução foi dividida em quatro principais etapas: 

  • Extração dos dados: Um bot foi criado para acessar diariamente a API do Mercado Livre e extrair os arquivos XML das NFs. Esses dados são então processados para garantir sua integridade. 

  • Transformação e validação dos dados: Os dados extraídos são transformados para o formato exigido pelo sistema Bravos e passam por uma validação rigorosa para garantir que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos corretamente. 

  • Inserção dos dados no Bravos: O bot automatizou a inserção dos dados validados diretamente no sistema Bravos, eliminando completamente a necessidade de intervenção manual no processo de cadastro. 

  • Registro e Relatórios: Logs detalhados de todas as operações realizadas são criados, juntamente com relatórios para monitoramento do processo de automação, permitindo uma visão clara da eficiência e eficácia da solução. 


SOLUÇÃO


BENEFICIOS

  • Redução de custos: A automação do processo permitiu à empresa realocar os colaboradores para atividades mais estratégicas, reduzindo custos operacionais. 

  • Minimização de erros: A eliminação do processamento manual reduziu significativamente o risco de erros humanos, garantindo maior precisão no cadastro das NFs. 

  • Otimização de tempo: O SLA foi otimizado, e o tempo de processamento das NFs foi drasticamente reduzido, aumentando a eficiência operacional. 

  • Escalabilidade: A solução é escalável e pode ser adaptada para processar volumes maiores de NFs sem a necessidade de aumentar a equipe.